Politique de confidentialité des données personnelles

Pour les traitements réalisés pour ses propres finalités, le responsable du traitement est VEXTRAC, société par actions simplifiée unipersonnelle au capital de 1 000 euros, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 109 767 848.

Siège social

147 rue Cardinet, 75017 Paris

Protection des données

contact@vextrac.com

VEXTRACn'utilise pas l'appellation « Délégué à la protection des données » ou « DPO » sauf désignation formelle d'un délégué dans les conditions prévues par le RGPD.

VEXTRAC veille à ne collecter que les données adéquates, pertinentes et nécessaires au regard des finalités poursuivies.

Selon la nature des interactions avec VEXTRAC, les catégories de données suivantes peuvent notamment être traitées :

• Données d'identification et de contact professionnel : nom, prénom, fonction, société, adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone.
• Données relatives aux demandes adressées à VEXTRAC : contenu des demandes de contact, de démonstration, de documentation, de devis ou d'assistance ainsi que les échanges associés.
• Données relatives à la relation commerciale : société représentée, coordonnées des interlocuteurs, devis, contrats, commandes, abonnements, factures et historique des échanges.
• Données relatives aux Utilisateurs Autorisés des Solutions : identité, coordonnées professionnelles, société ou organisation de rattachement, compte utilisateur, rôle, habilitations et informations nécessaires à la gestion des accès.
• Données techniques et de sécurité : adresse IP, informations techniques relatives au terminal ou au navigateur, données nécessaires à l'authentification, journaux techniques, événements de sécurité et informations nécessaires à la prévention, à la détection et au traitement des incidents.
• Données relatives à l'utilisation des Solutions : informations techniques et données d'usage nécessaires à l'administration des comptes, au contrôle des droits d'accès, à la sécurité, au fonctionnement, à la mesure des performances et, lorsque cela est applicable, à l'établissement de statistiques d'utilisation.
• Données relatives au support : identité et coordonnées de l'interlocuteur, contenu et historique des demandes d'assistance, étant précisé que certaines données communiquées dans le cadre du support peuvent également être traitées par VEXTRAC en qualité de sous-traitant pour le compte du Client.
• Données relatives à la navigation sur le site : adresse IP et informations techniques relatives au navigateur et au terminal, enregistrées dans les journaux de l'hébergeur. À la date de publication, le site ne dépose aucun cookie ni traceur soumis à consentement.

Le formulaire de contact du site n'envoie aucune donnée à un serveur : il prépare un message dans le logiciel de messagerie du visiteur, qui reste libre de l'envoyer. Le site ne comporte aucune base de données.

Certaines données peuvent ensuite faire l'objet d'un archivage intermédiaire lorsque leur conservation est nécessaire au respect d'une obligation légale ou réglementaire, à l'établissement de la preuve d'un droit ou à la défense des intérêts de VEXTRAC.

VEXTRAC peut utiliser les coordonnées professionnelles de ses prospects, Clients et partenaires afin de leur adresser des informations relatives à ses Solutions, services, événements ou actualités susceptibles de présenter un intérêt dans le cadre de leur activité professionnelle.

Chaque personne peut s'opposer à tout moment et gratuitement à l'utilisation de ses données à des fins de prospection commerciale. Lorsque les communications sont adressées par courrier électronique, un moyen simple permettant de se désinscrire est mis à disposition lorsque cela est applicable.

L'exercice du droit d'opposition n'affecte pas les communications nécessaires à l'exécution d'un Contrat, à la sécurité des Solutions ou au respect des obligations légales de VEXTRAC.

À la date de publication, le site de VEXTRAC ne dépose aucun cookie de suiviet n'utilise aucun outil de mesure d'audience, de publicité ou de personnalisation. Aucun bandeau de consentement n'est donc nécessaire.

Seule une préférence technique peut être mémorisée dans le navigateur du visiteur : le choix du thème clair ou sombre. Cette information reste sur son appareil, n'est jamais transmise à VEXTRACet relève des fonctionnalités expressément demandées par l'utilisateur, exemptées de consentement.

Si des traceurs soumis à consentement devaient être utilisés à l'avenir, ils ne seraient déposés ou lus qu'après obtention de ce consentement, et leurs finalités, durées et modalités de retrait seraient décrites dans une Politique relative aux cookies et autres traceurs.

Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes ayant besoin d'en connaître dans le cadre de leurs fonctions. Elles peuvent notamment être communiquées :

• aux personnes habilitées au sein de VEXTRAC ;
• aux prestataires intervenant pour l'hébergement, l'infrastructure informatique, la messagerie, la gestion du site, le support, la relation client, la sécurité ou les outils nécessaires au fonctionnement de l'entreprise ;
• aux conseils, experts, commissaires aux comptes ou autres professionnels intervenant pour le compte de VEXTRAC lorsque cela est nécessaire ;
• aux autorités administratives, judiciaires ou autres organismes légalement habilités lorsque la réglementation l'exige.

Lorsque ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants, ils traitent les données conformément aux instructions documentées de VEXTRAC et sont soumis aux obligations applicables en matière de sécurité et de confidentialité. VEXTRACne leur communique que les données nécessaires à l'exécution des prestations qui leur sont confiées.

Certains prestataires auxquels VEXTRACpeut avoir recours sont susceptibles d'être établis ou de traiter certaines données en dehors de l'Espace économique européen — c'est notamment le cas de l'hébergeur du site, Vercel, établi aux États-Unis.

Lorsque de tels transferts ont lieu, ils reposent sur un mécanisme conforme au chapitre V du RGPD, notamment :

• une décision d'adéquation adoptée par la Commission européenne ;
• les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
• ou tout autre mécanisme reconnu par la réglementation applicable.

Lorsque cela est nécessaire, VEXTRACmet également en œuvre des mesures complémentaires appropriées au regard des caractéristiques du transfert concerné. La présente disposition concerne les traitements réalisés pour ses propres finalités ; les transferts relatifs aux données traitées pour le compte des Clients sont régis par le Contrat et l'accord relatif au traitement des données personnelles applicable.

VEXTRACmet en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre notamment leur destruction, leur perte, leur altération, leur divulgation non autorisée ou l'accès non autorisé à celles-ci.

Ces mesures sont définies en tenant compte de la nature des données traitées, des finalités des traitements, des risques identifiés et de l'état de l'art. L'accès aux données personnelles est limité aux personnes habilitées selon leurs fonctions et le besoin d'en connaître.

Les mesures techniques détaillées propres aux Solutions SaaS sont, lorsqu'elles sont contractuellement applicables, décrites dans les documents de sécurité associés aux Solutions concernées.

Dans les conditions prévues par la réglementation applicable, les personnes concernées disposent notamment des droits suivants :

• droit d'accès à leurs données personnelles ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l'effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition, notamment aux traitements fondés sur l'intérêt légitime et à la prospection commerciale ;
• droit à la portabilité des données lorsque les conditions légales sont réunies ;
• droit de retirer leur consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité du traitement réalisé avant son retrait.

Les personnes concernées disposent également, dans les conditions prévues par la loi Informatique et Libertés, du droit de définir des directives relatives au sort de leurs données personnelles après leur décès.

Les demandes peuvent être adressées à :

Courrier

VEXTRAC — Protection des données147 rue Cardinet75017 Paris

Adresse électronique

contact@vextrac.com

VEXTRACpourra demander des informations complémentaires strictement nécessaires à la vérification de l'identité du demandeur lorsqu'il existe un doute raisonnable sur celle-ci.

Si une personne estime, après avoir contacté VEXTRAC, que ses droits ne sont pas respectés, elle peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL ↗).

Lorsqu'un Client utilise une Solution SaaS VEXTRAC et y introduit ou fait traiter des données à caractère personnel dans le cadre de ses propres activités, le rôle de VEXTRAC dépend de la finalité du traitement concerné.

Lorsque VEXTRAC traite ces données uniquement afin de fournir la Solution conformément aux instructions du Client, le Client agit en qualité de responsable du traitement et VEXTRACintervient en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.

Les conditions applicables à ces traitements, notamment :

• l'objet et la durée du traitement ;
• sa nature et ses finalités ;
• les catégories de données et de personnes concernées ;
• les obligations de VEXTRAC ;
• les mesures de sécurité ;
• les éventuels sous-traitants ultérieurs ;
• les modalités de restitution ou de suppression des données ;

sont définies dans le Contrat et dans l'accord relatif au traitement des données personnelles applicable.

Cette situation doit être distinguée des traitements réalisés par VEXTRACpour ses propres finalités, notamment la gestion des comptes et habilitations, la sécurité des Solutions, la facturation, le support, la relation commerciale ou l'établissement de statistiques d'utilisation dans les conditions définies par la présente Politique.

VEXTRACpeut produire des statistiques, indicateurs ou données agrégées à partir des données relatives à l'utilisation de ses Solutions afin notamment d'en mesurer le fonctionnement, les performances et les usages et d'améliorer ses services.

Lorsque ces informations permettent encore d'identifier directement ou indirectement une personne physique, leur traitement demeure soumis au RGPD. Lorsqu'elles ont fait l'objet d'une anonymisation effective de telle sorte qu'aucune personne physique ne soit raisonnablement identifiable, elles ne constituent plus des données à caractère personnel au sens du RGPD.

VEXTRAC peut modifier la présente Politique afin notamment de tenir compte :

• de l'évolution de ses activités et de ses Solutions ;
• de l'évolution des traitements réalisés ;
• de modifications techniques ou organisationnelles ;
• ou des évolutions législatives et réglementaires applicables.

La version en vigueur est celle publiée sur le site à la date de consultation. Lorsque les modifications apportées concernent de manière substantielle un traitement déjà mis en œuvre, VEXTRAC fournit aux personnes concernées une information appropriée dans les conditions prévues par la réglementation applicable.